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Mostrando a Cobra Morta

(*) Claudemir Oribe é Mestre em Administração, Consultor e Instrutor de MASP, Ferramentas da Qualidade e Gestão de T&D. E-mail claudemir@qualypro.com.br.

04/12/2017

“Se um homem tiver alguma grandeza dentro de si, ela aparecerá, não em momento espetacular, mas no registro do seu dia-a-dia.”
(Beryl Markham Escritora e pioneira na aviação inglesa)


A organização, no sentido de estar ordenado, classificado e ter sua identificação e localização facilitada, nem sempre é um atributo humano natural. Diante da necessidade de encontrar algo, não é incomum nos deparar em situações onde localizar ou identificar o que se precisa se torna um suplício. Isso se o documento ou informação que se procura for encontrado, claro. Por que se não for, o prejuízo pode ser irrecuperável.

Registrar as atividades, mesmo aquelas mais simples e corriqueiras, pode ser muito importante para resgatar os acontecimentos, manter o conhecimento e também servir de subsídio de análise, para verificar se os objetivos estejam sendo alcançados. Os antigos navegadores já faziam uso desse procedimento, num livro denominado logbook, destinado a manter a memória de uma viagem em todos os seus aspectos.

Tal qual uma jornada épica pelos mares da antiguidade, um projeto de melhoria é um empreendimento que pode levar alguns meses de trabalho e, cujo destino, pode não ser totalmente preciso. Durante esse trajeto, um conjunto considerável de dados, estudos, levantamentos, listas, fluxogramas, gráficos enfim documentos de toda ordem podem ser acumulados, podendo dificultar seu manuseio, confundir as análises do andamento, levar a decisões erradas e, até mesmo, impedir que o grupo atinja os resultados que deseja. Isso tudo, não pela complexidade do projeto em si, mas pelo estado de confusão que pode ser criado pela simples bagunça generalizada ao lidar com informação. É preciso que a equipe tenha o mínimo de organização de seu trabalho, para que não se perca tempo e o alcance do objetivo seja otimizado.

Em primeiro lugar, é conveniente e bastante recomendável que uma equipe de melhoria escolha um secretário, ou outro membro, para ser o responsável pela organização e manutenção dessas informações. Essa pessoa terá a responsabilidade de verificar a identificação de cada documento, tanto em termos de sua identidade, quanto o estágio do projeto e o momento em que foi gerado. Nada deveria ser guardado ou mantido sem que essa identificação fosse feita, sob o risco de se misturar com informações semelhantes e atrapalhar o andamento do trabalho.

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