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Como sua mente funciona durante a aplicação do MASP
Claudemir Oribe é Mestre em Administração, Consultor e Instrutor de MASP, Ferramentas da Qualidade e Gestão de T&D. E-mail claudemir@qualypro.com.br.
26/11/2013
Talvez, para a maioria das pessoas, resolver um problema complexo não é uma tarefa fácil. Quanto mais difícil é o problema, maior o esforço mental para resolvê-lo. Isso acontece mesmo com palavras cruzadas, charadas, exercícios matemáticos ou jogos de maneira geral. O Sudoku, por exemplo, é um jogo que se popularizou nos últimos anos e que encontramos nas páginas de entretenimento de jornais e revistas. O grau de dificuldade do Sudoku aumenta no sentido inverso da quantidade de números que são dados ao iniciar o jogo: quanto menos números na matriz, mais difícil é o jogo.
Assim, desde os jogos de lógica, passando pelos exercícios que fazemos para aprender algo na escola, até os problemas complexos no ambiente de trabalho, é necessário usar a mente como o principal recurso para relacionar ideias e pensamentos, selecionar e organizar aquelas válidas e procurar explicações e soluções plausíveis e comprováveis para aquela que nos parece mais a mais correta. Eventualmente, as ferramentas da qualidade auxiliam nesse trabalho, possibilitando estruturas visuais ou recursos de decisão mais focados e com elevada capacidade de realizar algumas dessas tarefas.
A mente humana é, portanto, um instrumento indispensável na resolução de problemas e quanto mais complexo for o problema, mais esforço será necessário dela. É uma ilusão pensar de forma diferente e um erro fatal esperar soluções fáceis e prontas.
A mente, no entanto, não trabalha de forma linear, mas sim de maneira alternada em duas formas de pensamento: a análise e a síntese. A análise é fundamental para a seleção, organização e compreensão dos componentes causais que compõem o problema, além dos seus sintomas, consequências e impactos. Esses elementos nunca vêm prontos e ordenados, mas sim misturados, mal definidos, incompletos, poluídos, tendenciosos, enfim algo parecido com entulhos após uma enchente. A análise é o tipo de raciocínio necessário para procurar sentido diante do caos, transformando observações em informação, peças soltas em componentes que se encaixam, enfim, perguntas em respostas. Para que a análise funcione é necessária observação atenta e mente aberta. É necessário expandir a visão e considerar a maior quantidade possível de alternativas. Uma análise estreita desconsidera elementos importantes, explica de forma limitada e incorre em riscos elevados para quem sofre os efeitos do problema. Durante a aplicação do MASP, a análise é utilizada em vários momentos:
• comparar os problemas existentes para escolha do alvo• formar a equipe• definir como será feita a observação• elaborar o cronograma do projeto• compreender e as relações entre as causas e o problema• comparar diferentes possíveis soluções• verificar o alcance da meta e da resolução do problema• verificar se a padronização da solução funciona• identificar problemas remanescentes
A análise é importante, porém sem decisões ela de nada serve. Afinal, de que adiantaria ter a melhor análise se nenhuma conclusão ou decisão dela for obtida? A segunda forma de raciocínio para a resolução de um problema complexo é a síntese. Ao contrário da análise, que se expande, a síntese se retrai, sendo o momento de convergência a um ou poucos elementos. A síntese é a tomada de decisão sobre os quais a maioria das possibilidades será descartada, permanecendo aquela que se deduz como sendo a correta ou a mais correta. Ela é acionada logo depois que a análise foi concluída, respondendo a pergunta “? daí se conclui quê...”. Se a síntese, a análise não fecha, dando voltas e voltas sem chegar a lugar algum. A síntese é um estado de consciência que leva a uma decisão, seja ela qual for: avançar, mudar ou retornar ao ponto de partida. Durante a aplicação do MASP, a síntese é necessária para definir:
• qual problema atacar• quem serão os componentes da equipe• qual é a causa raiz• que solução pode resolver o problema de forma econômica• fechar tarefas dos planos de ação• concluir se a solução foi eficaz• concluir se a padronização oi obtida com êxito
Assim, a aplicação do MASP se desenvolve em um movimento de ondulação, que inicia com os indivíduos emitindo suas opiniões pessoais sobre determinada situação-problema. Nesse processo, busca-se descortinar o problema familiar, tentando descobrir mais sobre ele. Nesse processo os indivíduos passam a se valer da intuição e de dados empíricos. Na recombinação de informações fragmentadas, sobretudo após a análise de fatos e dados concretos, ocorre uma passagem para um estado de consciência que se caracteriza pelo entusiasmo e pela descoberta dos elementos causais e/ou da solução do problema.
Esse movimento tende a ocorrer várias vezes durante a aplicação do MASP, alternando-se períodos de expansão e retração do pensamento (ver figura). O período em que o pensamento expande é quando ele é criativo, podendo gerar novas visões (análise). Em seguida, o pensamento deixa de considerar opções para analisar aquelas existentes e se concentra em um elemento específico (síntese).
Ao usuário do método cabe alternar esses dois tipos de raciocínio e tomar decisões rápidas caso a síntese não ocorra ao fechamento de cada etapa. Isso pode ser útil para identificar situações diante de percalços e compreender por que, eventualmente, a equipe não evolui em direção ao sucesso em seu projeto.
Figura: processo alternado de análise e síntese: Fonte: Tague (2005).
Referências
KETELHÖHN, Werner. Out with tollboxes, in with thinking. Industrial and Commercial Training. v. 27. n. 10. 1995. p. 29-30
KETELHÖHN, Werner. Out with tollboxes, in with thinking. Industrial and Commercial Training. v. 27. n. 10. 1995. p. 29-30
ORIBE, Claudemir Yoschihiro. Quem Resolve Problemas Aprende? A contribuição do método de análise e solução de problemas para a aprendizagem organizacional. Belo Horizonte, 2008. Dissertação (Mestre em Administração). Programa de Pós-Graduação em Administração da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais.
PARKER, Graham W. Structured Problem Solving: A Parsec Guide. Hampshire: Gower, 1995.
TAGUE, Nancy R. The Quality Tool Box. 2. ed. Milwaukee: ASQ Quality Press, 2005.
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